Wat is een sluitplan en hoe werkt het?

Een sluitplan legt vast welke sleutel welke deur opent. In een appartementencomplex betekent dat bijvoorbeeld dat een bewoner met één sleutel bij de centrale entree, de bergingsgang en zijn eigen voordeur kan, terwijl het bestuur met een andere sleutel overal binnenkomt. Het plan zelf is een schema. De cilinders en sleutels worden daarna op dat schema gemaakt.

Waarom een sluitplan handig is in een complex

Zonder sluitplan heeft elke deur zijn eigen sleutel. Een bewoner loopt dan met vier sleutels rond en het bestuur met een bos van dertig. Bij een verhuizing weet niemand meer precies welke sleutels waar zijn gebleven.

Met een sluitplan blijft er één sleutel per bewoner over en een beperkt aantal sleutels voor beheer en onderhoud. De administratie wordt daarmee ook eenvoudiger, want in het plan staat welke sleutel aan wie is uitgegeven.

Hoe een sluitplan is opgebouwd

Een sluitplan werkt met niveaus. In de meeste complexen ziet dat er zo uit.

Individuele sleutel.

Opent de eigen voordeur en de gemeenschappelijke deuren die de bewoner nodig heeft.

Groepssleutel.

Opent een deel van het complex, bijvoorbeeld alle deuren in één portiek of alle bergingen.

Hoofdsleutel.

Opent alle cilinders in het plan. Die ligt meestal bij het bestuur, de beheerder en de onderhoudspartij.

Deze niveaus worden vastgelegd in een schema waarin elke deur een regel is en elke sleutel een kolom. Op het kruispunt staat of die sleutel die deur opent. Dat schema is het sluitplan. Welke cilinders en welk hang- en sluitwerk daarbij passen, hangt af van de deuren in het complex.

Wat is het verschil met gelijksluitende cilinders?

Gelijksluitend betekent dat meerdere cilinders op dezelfde sleutel lopen. Dat is de eenvoudigste vorm en vooral handig wanneer één persoon alle deuren gebruikt, bijvoorbeeld een verhuurder met een woning die drie buitendeuren heeft.

Een sluitplan gaat verder, want daarin krijgen verschillende mensen verschillende rechten. Bij twintig appartementen is gelijksluitend geen optie, want dan zou iedere bewoner bij zijn buurman naar binnen kunnen.

Wat gebeurt er als een sleutel kwijtraakt?

Dat hangt af van welke sleutel het is. Raakt een bewoner zijn eigen sleutel kwijt, dan lopen alleen de cilinders risico die met die sleutel te openen zijn. Meestal zijn dat de eigen voordeur en de gemeenschappelijke deuren van dat portiek.

Raakt een hoofdsleutel kwijt, dan is het hele plan onveilig geworden en moeten in principe alle cilinders vervangen worden. Daarom horen hoofdsleutels beperkt uitgegeven te worden en horen ze geregistreerd te staan.

Wij kijken bij zo'n melding eerst welke cilinders daadwerkelijk risico lopen. Het hele complex cilinders vervangen is zelden nodig.

Waarom een beschermd sleutelprofiel belangrijk is

Een sluitplan werkt alleen wanneer sleutels niet zomaar bijgemaakt kunnen worden. Daarom wordt een plan opgezet op een beschermd sleutelprofiel. Bij zo'n systeem hoort een sleutelcertificaat, een kaart of code waarmee alleen een bevoegd persoon nieuwe sleutels kan bestellen.

Bewaar dat certificaat bij het bestuur of de beheerder en niet bij een individuele bewoner. Zonder certificaat kan niemand sleutels bijbestellen en dat is precies de bedoeling.

Hoe een sluitplan tot stand komt

Inventarisatie.

Wij lopen het complex door en leggen vast welke deuren er zijn, welke cilinders erin zitten en wie waar naar binnen moet.

Sluitschema.

U krijgt het schema voorgelegd, met per deur en per sleutel wat wel en niet opengaat.

Prijsopgave.

Na akkoord op het schema volgt de prijsopgave. Wij beginnen niet aan werk waarop u geen akkoord heeft gegeven.

Productie.

De cilinders en sleutels worden op het plan gemaakt.

Montage en uitgifte.

Wij plaatsen de cilinders en leggen vast welke sleutel aan wie is uitgegeven.

Het meeste werk zit niet in het monteren maar in de inventarisatie. Wordt die slordig gedaan, dan loopt u daar jaren tegenaan. Voor VvE's en beheerders doen wij dit als onderdeel van het onderhoud voor VvE's en verhuurders.

Denk vooruit bij het opzetten

Een sluitplan gaat vaak vijftien jaar of langer mee. Houd er daarom ruimte in voor uitbreiding, bijvoorbeeld voor een fietsenberging die er nog niet is of voor een extra sleutelniveau voor de schoonmaak. Achteraf een niveau toevoegen kan meestal wel, maar het is eenvoudiger wanneer er in het oorspronkelijke plan al rekening mee is gehouden.

Veelgestelde vragen over sluitplannen

Kan een bestaand sluitsysteem uitgebreid worden?

Meestal wel. Daarvoor moeten de fabrikant en het profiel bekend zijn en moet het systeem nog leverbaar zijn. Aan de hand van het sleutelcertificaat kunnen wij zien wat er mogelijk is.

Moeten alle cilinders van dezelfde fabrikant zijn?

Binnen één sluitplan wel. Cilinders van verschillende fabrikanten kunnen niet op dezelfde sleutel lopen. Bij een uitbreiding is het systeem dus leidend.

Is een sluitplan ook zinvol bij een klein complex?

Vanaf een paar gemeenschappelijke deuren is het al prettig. Ook bij acht appartementen scheelt het elke bewoner drie sleutels aan de sleutelbos.

Wie beheert de sleuteluitgifte?

Dat is meestal het bestuur of de beheerder. Wij leggen bij montage vast welke sleutel waar naartoe is gegaan, zodat u een startpunt heeft voor de administratie.

Kan een sluitplan gecombineerd worden met elektronische toegang?

Dat komt vaak voor, bijvoorbeeld elektronisch op de centrale entree en mechanisch op de overige deuren. Wat in uw situatie verstandig is, bespreken wij graag.